Hlavný panel
Hlavný panel obsahuje v ľavej časti osem základných tlačidiel, ktoré slúžia na rýchly prístup k najdôležitejším funkciám programu. Tlačítko Registrácia, zobrazí formulár na registráciu nového návštevníka. Tlačítko Zákazníci slúži na prístup k zoznamu zákazníkov a k ich vyhľadávaniu. Pod tlačítkom Dlžníci sa ukrýva zoznam dlžníkov, teda zákazníkov, ktorí si zabudli vyzdvihnúť karty a zaplatiť. Tlačítko Prihlasovanie slúži ako záloha na prihlasovanie v prípade, ak by zlyhala čítačka.
Pokladňa poskytuje štandardné funkcie spojené s predajom (predaj, uzávierky, úhrada faktúr, vklad/výber hotovosti). Štatistiky zobrazujú informácie o návštevnosti, tržbách a dochádzke zamestnancov. Tlačítko Zamestnanci pristupuje do evidencie zamestnancov súčasťou ktorej je aj jednoduchý dochádzkový systém. Nastavenia slúžia na prístup do všetkých nastavení programu (tovar, správa permanentiek a vstupov, generovanie kariet, všeobecné nastavenia).
Pravá časť hlavného panelu obsahuje zoznam momentálne prihlásených návštevníkov. Ponúka tiež možnosť rýchleho vyhľadávania podľa priezviska alebo čísla kľúčika.
Registrácia
Zákazníkov zaregistrujete pomocou jednoduché formulára. Pre jednoznačnú identifikáciu máte možnosť zákazníka odfotiť pomocou webkamery. Pri registrácií musí mať každý zákazník pridelený tzv. základný vstup. Pri registrácií môžete zákazníkovi predať aj permanentku. Permanentky aj vstupy si vytvárate sami s veľkým množstvom nastavení.
Príchod zákazníka
Pri príchode zákazník odovzdá kartu obsluhe, ktorá ju načíta. Softvér automaticky priradí kľúčik od šatne a prednastaví platnú permanentku alebo základný vstup. Obsluha má ďalej možnosť zaevidovať požičané pomôcky a zakúpený tovar z baru. Zákazník ma možnosť si zakúpiť/predĺžiť permanentku. Kedykoľvek počas vykonávania športovej aktivity si môže zákazník zakúpiť tovar z baru bez platenia. Obsluha zákazníka vyhľadá podľa mena alebo čísla kľúčika a zaeviduje ho zosnímaním čiarového kódu. Pri odchode zákazník odovzdá kľúčik, zapožičané pomôcky, zaplatí celkový účet a obsluha mu vráti identifikačnú kartu.
Fiškálne tlačiarne a pokladne eKasa
Program iClub je možné prepojiť s väčšinou fiškálnych tlačiarní a pokladní predávaných na Slovensku (Bowa, FiskalPRO, Portos, Upos) a pripojených na systém eKasa. Môžete tak pohodlne tlačiť účtenky priamo z programu. Tovary a služby môžete predávať nie len registrovaným ale aj anonymným zákázníkom. Ak sa rozhodnete pre fiškálnu tlačiareň, program iClub ponúka kompletnú funkcionalitu na obsluhu predaja. Samozrejmosťou sú teda priebežné a intervalové uzávierky, vklad/výber hotovosti, tlač kópie dokladov. V prípade registračných pokladní je komunikácia obmedzená, preto niektoré operácie je možné vykonávať iba priamo na pokladni.
Platobné terminály
V spolupráci s našimi partnermi ponúkame platobné terminály, ktoré nezapájajú Vašu banku, takže minimalizujete Vaše poplatky za transakcie. Platobný terminál bude prepojený s našim softvérom, všetky potrebné informácie budú teda odoslané automaticky, čím sa proces platby zrýchli a minimalizujú sa chyby obsluhy.
Permanentky a vstupy
Softvér iClub umožňuje vytvárať neobmedzené množstvo permanentiek a vstupov. Uvedomujeme, si že každé športové zariadenie je špecifické a ponúka rôzne druhy vstupov. Preto iClub ponúka množstvo nastavení. Môžete vytvárať vstupové aj časové permanentky. Nastaviť obmedzenia na vek, spoplatniť prekročenie dĺžky vstupu, alebo obmedziť vstup iba vo vybraných dňoch a časoch. Napríklad študentom povoliť vstup iba v najmenej vyťažených časoch.
Tovary a služby
Tovar - jednoducho si vytvorte ľubovoľné množstvo tovarov. Stačí zadať názov, cenu, prípadne priradiť EAN kód a môžete začať predávať.
Samozrejmosťou je skladové hospodárstvo. Vytvoríte si skladovú príjemku podľa nákupnej faktúry. Budete mať pod kontrolou nie len množstvá ale aj hodnotu skladu. Kávu môžete predávať aj ako neskladovú položku. Prípadne jednoduchou výdajkov viete vyskladiť tovar použitý na osobnú spotrebu. Pomocou inventúry zabezpečíte, aby množstvo tovaru sedelo s realitou.
Evidencia kľúčikov slúži na vytváranie a správu kľúčikov od šatní. Máte možnosť evidovať mužské, ženské a univerzálne kľúčiky. Kľúčiky sú automaticky priraďované zákazníkom pri vstupe podľa pohlavia. Ak sa vyčerpajú, začnú sa priraďovať univerzálne.
Služby - Podobne ako tovar funguje požičovňa a evidencia trénerov. Zadáte názov a cenu a máte prehľad, kto má položku požičanú a ako je vyťažená napr. za mesiac. Trénerov môžete evidovať aj samostatne podľa mena a tým sledovať ich dochádzku.
Zákaznícke karty
Každý zaregistrovaný zákazník môže mať zákaznícku kartu pre jednoduchšiu identifikáciu. Unikátny zákaznícky kód môže byť na karte vytlačený vo forme čiarového kódu alebo môže byť uložený v čipe bezkontaktnej RFID karty. Plastové PVC karty je možné obojstranne potlačiť plnofarebnou ofsetovou tlačou s ochrannou lamino vrstvou. Dosiahne sa tak profesionálny vzhľad a karta je chránena proti rýchlemu opotrebovaniu. Grafický návrh je vytvorený presne podľa Vašich požiadaviek.
Štatistiky
Súčasťou softvéru sú aj podrobné štatistické údaje, ktoré Vám poskytnú spätnú väzbu. Štatistiky sú rozdelené na tri kategórie: návštevnosť, tržby a dochádzka zamestnancov. Jednoducho zistíte, v ktorých dňoch a časoch máte slabú/silnú návštevnosť. Pomocou tabuliek a grafov si ľahko porovnáte dosiahnuté tržby za jednotlivé mesiace resp. roky. Tržby sú rozdelené na jednotlivé kategórie (bar, požičovňa, permanentky/vstupy). Tieto kategórie sú detailne rozpísané až na jednotlivé položky. Ľahko tak napríklad zistíte, ktoré permanentky Vám generujú najväčšie tržby.
